С 1 января 2026 года вступает в силу приказ ФНС России от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@, который кардинально изменяет правила электронного документооборота для организаций и предпринимателей.
Главное нововведение заключается в обязательном переходе на использование универсального передаточного документа (УПД) версии 5.03 в качестве единственного официально признанного электронного формата для подтверждения передачи товаров, выполнения работ или оказания услуг.
Какие документы больше не будут действовать
Приказ ФНС России № ЕД-7-26/28@ отменяет следующие электронные форматы документов, утвержденные в 2015 году:
ТОРГ-12 — электронная форма товарной накладной, утвержденная приказом ФНС № ММВ-7-10/551@ от 30.11.2015.
Акт выполненных работ — электронный документ для подтверждения оказания услуг, утвержденный приказом ФНС № ММВ-7-10/552@ от 30.11.2015.
С 1 января 2026 года налогоплательщики больше не смогут обмениваться через операторов электронного документооборота электронными документами, составленными по этим форматам. Отправка таких документов через ЭДО будет технически невозможна.
Что остается без изменений
Важный момент: в бумажном документообороте никаких изменений нет. Компании могут продолжать использовать бумажные формы товарных накладных и актов выполненных работ неограниченное время.
Также сохраняется возможность создавать первичные учетные документы в виде неформализованных электронных документов (например, в формате PDF или Word), не имеющих утвержденного ФНС формата.
Таким образом, если организация на данный момент обменивается бумажными актами и электронными счетами-фактурами, то такой порядок работы может продолжаться и после 1 января 2026 года.
Характеристики УПД 5.03
Универсальный передаточный документ версии 5.03, утвержденный приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@, является многофункциональным инструментом, который в одном документе объединяет:
- Счет-фактуру
- Первичный учетный документ
- Товарную накладную
- Акт выполненных работ или оказанных услуг
УПД позволяет формировать эти документы как в полном комплексе (товарная накладная, акт и счет-фактура вместе), так и создавать документы отдельно в зависимости от потребностей. Это значительно упрощает документооборот и снижает количество первичных документов, которые необходимо оформлять.
Ключевые преимущества УПД
Упрощение учетной политики — объединение нескольких функций в один документ снижает риск дублирования и ошибок. Вместо двух-трех документов (товарная накладная, акт, счет-фактура) достаточно оформить только один УПД.
Соответствие налоговым требованиям — УПД подготовлен с учетом требований Налогового кодекса РФ, что снижает налоговые риски при проверках. Все обязательные реквизиты уже предусмотрены структурой документа.
Стандартизация документооборота — единый формат упрощает автоматизированную загрузку документов в учетные системы.
Удобство налогового контроля — УПД содержит обновленные коды видов операций и дополненные обязательные реквизиты для более эффективного налогового контроля.
Рекомендации для бизнеса по подготовке
ФНС России настоятельно рекомендует не ждать 1 января 2026 года, а начать подготовку уже в 2025 году. Вот пошаговый план переходного периода:
1. Проведите аудит текущего документооборота — изучите, какие документы используются в вашей компании (ТОРГ-12, акты, счета-фактуры), где они передаются и как обрабатываются.
2. Обновите программное обеспечение — установите актуальную версию учетной программы (например, 1С:Предприятие), которая поддерживает формат УПД 5.03. Для 1С:Бухгалтерии 8.3 требуется релиз не ниже 3.0.152.12.
3. Настройте УПД в системе — активируйте использование УПД 5.03 в настройках электронного документооборота. Откройте раздел учетной политики и включите новый формат для всех типов документов, которые вы оформляете (реализация товаров, оказание услуг, выполнение работ).
4. Обновите внутренние регламенты — внесите изменения в учетную политику организации и инструкции по документообороту. Укажите, с какого момента компания переходит на УПД, какие реквизиты являются обязательными, как будет осуществляться подписание.
5. Проведите обучение сотрудников — убедитесь, что сотрудники бухгалтерии, логистики и управления понимают, как формировать УПД, какие обязательные реквизиты нужно заполнять, как проверять корректность подписей.
6. Согласуйте с контрагентами — уведомите партнеров о переходе на УПД, проверьте, поддерживают ли они электронный документооборот через аккредитованных операторов ЭДО (например, СБИС, Контур.Экстерн).
7. Проведите тестовый обмен — отправьте несколько УПД реальным контрагентам и проверьте корректность заполнения реквизитов и загрузки документов в учетную систему.
Технические аспекты переходов в 1С
Для пользователей 1С:Предприятия процесс включает следующие шаги:
- Откройте раздел Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки
- Найдите Универсальный передаточный документ и выберите формат 5.03
- В учетной политике активируйте новый формат
- Обновите справочники (коды видов операций, НДС, договорные данные), чтобы данные подставлялись автоматически
- Создайте тестовый документ и проверьте его формирование
Важно убедиться, что в шапке УПД указан Формат 5.03, все обязательные поля заполнены, и документ корректно подписывается электронной подписью.
Дополнительные изменения в электронном документообороте
Помимо переходу на УПД, в 2025-2026 годах произойдут и другие значительные изменения:
С 1 ноября 2025 года ФНС прекратила прием неформализованных обращений (пояснения, ответы на требования, жалобы) через операторов ЭДО. Теперь такие документы необходимо отправлять исключительно через личный кабинет налогоплательщика или портал Госуслуги.
С 1 сентября 2026 года электронные транспортные накладные (ЭТрН) станут обязательными для всех участников грузоперевозок, включая грузоотправителей, перевозчиков и грузополучателей. Бумажные накладные при этом будут исключены из оборота.
С 1 апреля 2026 года вступит в силу обновленный механизм работы со счетами-фактурами в электронном формате, который заменит действующий порядок.
Штрафные санкции и налоговые риски
Хотя ФНС России не установила прямых штрафов за неиспользование УПД, риски связаны с налоговыми проверками. Если налоговые органы требуют предоставить документы в формализованном электронном виде, неформализованные документы в формате PDF или Word могут быть отклонены. В таких случаях организации могут потребоваться распечатать документы и заверить их с отметкой о применении электронной подписи.
Кроме того, в случае претензий со стороны контрагентов по ЭДО, недоступность документов в утвержденном ФНС формате может привести к конфликтам в бизнес-отношениях.
Итоговый результат
Переход на УПД 5.03 с 1 января 2026 года — это обязательное требование для всех организаций и ИП, использующих электронный документооборот при обмене с контрагентами через аккредитованных операторов ЭДО.
Это изменение направлено на стандартизацию электронного документооборота, снижение налоговых рисков и цифровизацию экономики России.
Компании, которые начнут подготовку уже в 2025 году, смогут избежать сбоев в документообороте и обеспечить непрерывность своих бизнес-процессов при вступлении новых правил в силу.
